Planowanie większego projektu na prawdę często zaczyna się od bardzo ogólnego opisu celu, który trudno w tym samym momencie przełożyć na konkretne zadania. Jednym ze możliwości uporządkowania takiego zakresu pracy jest struktura podziału prac, czyli Work Breakdown Structure. Umożliwia ona rozłożyć projekt na mniejsze elementy, aż do poziomu zadań, które można już przypisać konkretnym osobom albo zespołom.
W praktyce ważne jest jednak zachowanie właściwego poziomu szczegółowości. Zbyt ogólny podział mało pomaga przy kształtowaniu, natomiast nadmierne rozbijanie pracy powoduje, że struktura staje się trudna do utrzymania. Dlatego przy jej tworzeniu warto od początku uwzględnić wielkość projektu, liczbę uczestników oraz sposób późniejszego monitorowania realizacji.
Do przygotowania takiej struktury można wykorzystać On-line WBS creator, czyli narzędzie działające w przeglądarce, które pozwala tworzyć hierarchiczny podział zakresu projektu bez konieczności ręcznego układania wszystkich elementów w osobnych dokumentach. Przydatną funkcją może być sposobność łatwego przesuwania poziomów, zmiany nazw zadań czy dodawania kolejnych gałęzi. Ma to znaczenie w szczególności wtedy, gdy zakres projektu zmienia się już podczas planowania. Z praktycznego punktu widzenia warto najpierw określić główne obszary pracy, a dopiero później schodzić na niższe poziomy. Dzięki temu łatwiej zauważyć, czy jakiś fragment projektu został pominięty lub czy jedno zadanie nie obejmuje zbyt wielu różnorakich czynności.
W przypadku bardziej rozbudowanych przedsięwzięć wykorzystywane jest także WBS software, które może łączyć strukturę podziału prac z innymi informacjami dotyczącymi projektu. W zależności od rozwiązania mogą pojawić się współzależności między zadaniami, odpowiedzialność za poszczególne elementy, terminy czy dodatkowe pola opisowe. Nie znaczy to jednakże, że wszystkie dostępne funkcje są potrzebne w każdym projekcie. Przy niewielkim przedsięwzięciu rozbudowane narzędzie może utrudniać pracę zamiast ją porządkować. Znacząca jest także sposobność późniejszego użycia przygotowanej struktury, na przykład w trakcie tworzenia harmonogramu lub szacowania zasobów. WBS opisuje przede wszystkim zakres pracy, dlatego nie powinien być traktowany jako pełny harmonogram projektu.
Wybierając WBS program, warto zwrócić uwagę głównie na sposób organizowania danych i prostota wprowadzania modyfikacji. Przy długiej strukturze znaczenie ma możliwość szybkiego odnajdywania konkretnych elementów, zwijania poziomów a także zachowania czytelnej hierarchii. Bardzo ważny może być też sposób eksportowania danych, o ile dalsze planowanie odbywa się w innym narzędziu. Warto prócz tego pamiętać, że sama aplikacja nie rozwiązuje problemów związanych z nieprecyzyjnie określonym zakresem. Jeżeli już na początku nie zostaną zawarte granice projektu, struktura może się stopniowo rozrastać i obejmować zadania, które nie należą do pierwotnego celu. Narzędzie służy zatem przede wszystkim do uporządkowania uprzednio przemyślanego zakresu, a nie do zastępowania analizy projektu.
Polecam: wbs project management.