Sprawne przemieszczanie produktów pomiędzy dostawcą, magazynem i odbiorcą wymaga wcześniejszego zaplanowania wielu detali. Samo uwarunkowanie terminu transportu nie wystarcza, jeśli towar nie jest przygotowany do wydania lub dokumenty zawierają nieaktualne dane. W codziennej pracy właśnie takie na pozór drobne kwestie na prawdę bardzo często powodują dodatkowe czynności.
Usługi logistyczne mogą obejmować różne fragmenty tego procesu, dlatego przed rozpoczęciem współpracy lub zmianą sposobu organizacji warto określić, jakie zadania faktycznie występują w danym łańcuchu dostaw. Inaczej wygląda obsługa towaru przy regularnych dostawach do kilku odbiorców, a inaczej przy wielkiej liczbie niewielkich przesyłek kierowanych w różne miejsca. Znaczenie ma także częstotliwość dostaw, wielkość zapasów oraz sposób przygotowania produktów. Jeżeli magazyn otrzymuje informacje o zamówieniach zbyt późno, nawet dostępny pojazd nie rozwiązuje problemu, ponieważ przesyłka może nie być gotowa w chwili planowanego odbioru.
W praktyce część zadań związanych z logistyką może pozostać po stronie przedsiębiorstwa, a inne mogą zostać przekazane zewnętrznemu wykonawcy. Logistyka zewnętrzna nie ma jednego, stałego zakresu. W współzależności od przyjętego modelu może dotyczyć przewozów, magazynowania, kompletowania produktów, obsługi zwrotów albo kilku tych czynności równocześnie. Taki podział wymaga szczegółowego ustalenia zasad przekazywania towaru oraz informacji. W szczególności ważne są sytuacje odbiegające od planu. Jeśli odbiorca zmieni godzinę dostawy, należy wiedzieć, kto przekazuje tę informację, kto aktualizuje dane i kto podejmuje decyzję o dalszym postępowaniu. Identycznie wygląda sytuacja przy brakach w dostawie albo różnicy w gronie dokumentacją a rzeczywistą liczbą egzemplarzy. Niejasne procedury powodują wtedy, że kilka osób tworzy te same czynności kontrolne lub oczekuje na decyzję innej strony. Przy ustalaniu zakresu obsługi warto więc uwzględnić także takie przypadki, a nie ograniczać się do standardowego przebiegu zamówienia.
W większych procesach wykorzystywany jest operator logistyczny, który może przejąć koordynację określonych etapów przepływu produktów. Zakres jego zadań zależy od ustaleń i może obejmować zarówno czynności magazynowe, jak i organizację transportu. Z punktu widzenia codziennej pracy ważne jest jednakże to, czy wszystkie strony korzystają z aktualnych informacji. Dane o stanie magazynowym, liczbie przygotowanych przesyłek, terminach odbioru czy zmianach w zamówieniu powinny być dostępne w sposób uporządkowany. W przeciwnym razie łatwo o sytuację, w której transport został zaplanowany na podstawie wcześniejszych danych. Problem może być nieduży przy pojedynczym zleceniu, lecz przy sporej liczbie przesyłek podobne rozbieżności zaczynają wpływać na kolejne operacje. Warto także pamiętać, że szybkość działania nie za każdym razem znaczy wykonanie większej liczby czynności w krótszym czasie. Jeżeli już przyspieszenie jednego etapu powoduje więcej pomyłek podczas kompletacji albo kontroli dokumentów, część zaoszczędzonego czasu może zostać w przyszłości wykorzystana na poprawki.
Na sposób prowadzenia procesów wpływa też charakter przechowywanych towarów i warunki, w jakich odbywa się ich przemieszczanie. Towary kruche, ciężkie, wielkogabarytowe lub wymagające określonego sposobu składowania mogą wymagać innych rozwiązań niż produkty proste do magazynowania i pakowania. Znaczenie moraz układ przestrzeni. Jeżeli już towary na prawdę bardzo często pobierane znajdują się daleko od stanowiska kompletacji, pracownicy pokonują dodatkową drogę przy każdym zamówieniu. Przy niewielkiej liczbie operacji może być to mało zauważalne, lecz wraz ze wzrostem liczby wysyłek różnica staje się większa. Identycznie działa sezonowe zwiększenie zapotrzebowania, które może obciążyć jednocześnie magazyn, transport i obsługę dokumentów. Analizując organizację logistyki, warto więc obserwować nie tylko i wyłącznie ostateczny termin dostawy, ale też czas potrzebny na poszczególne czynności, liczbę korekt oraz miejsca, w których najczęściej powstają przestoje. Takie dane pokazują, które elementy procesu wymagają dokładniejszego zaplanowania i gdzie występują ograniczenia wynikające z przyjętego sposobu pracy.
Więcej informacji na stronie: transport z Chin.