W wielu przedsiębiorstwach wraz ze wzrostem liczby zamówień, dokumentów i operacji majątkowych pojawia się potrzeba uporządkowania danych. Informacje przechowywane w oddzielnych arkuszach, programach i dokumentach mogą utrudniać bieżącą kontrolę nad działalnością. W takim wypadku analizuje się przeznaczenie systemów informatycznych, które łączą dobrane procesy w jednym środowisku.
Oprogramowanie Comarch obejmuje rozwiązania przeznaczone do obsługi różnorakich wycinków funkcjonowania firmy, w tym księgowości, dystrybucji, magazynu, kadr a także zarządzania produkcją. Zakres dostępnych funkcji zależy od wybranego systemu, jego wersji i wykorzystanych modułów. Przed podjęciem decyzji ważne jest określenie, jakie informacje mają być gromadzone, kto będzie z nich skorzystać a także które czynności wymagają uporządkowania. Sam wybór programu nie rozwiązuje wszystkich problemów organizacyjnych, zwłaszcza gdy wynikają one z niejasnego podziału obowiązków albo braku spójnych procedur.
Systemy klasy ERP służą do integrowania danych i procesów zachodzących w różnych częściach organizacji. Comarch ERP może wspierać między innymi rejestrowanie dokumentów handlowych, zarządzanie stanów magazynowych, ewidencjonowanie rozrachunków i przygotowywanie danych potrzebnych do analiz. Znaczenie takiego rozwiązania zależy od specyfiki działalności. W firmie handlowej ważne mogą być aktualne informacje o dostępności produktów i realizacji zamówień, natomiast w zakładzie produkcyjnym produkcyjnym większą rolę odgrywają planowanie materiałów, kontrola etapów pracy oraz rozliczanie kosztów. Powinno się co więcej uwzględnić, że nie każda funkcja będzie potrzebna wszystkim użytkownikom. Nadmiernie rozbudowana konfiguracja może utrudniać codzienną pracę, a zbyt wąski zakres systemu może wymuszać prowadzenie części ewidencji poza nim. Ważne są także sposobów konwersji danych z innymi narzędziami, sposób nadawania uprawnień oraz dostęp do informacji historycznych. Dopiero ranking tych wymogów z perspektywami na nadchodzące lata konkretnego rozwiązania daje możliwość ocenić jego przydatność w określonym środowisku.
Osobnym zagadnieniem są wdrożenia Comarch, które obejmują nie tylko i wyłącznie instalację i konfigurację kodu, lecz też przygotowanie danych, zobowiązanie zasad pracy oraz sprawdzenie poprawności poszczególnych procesów. Na początku trzeba rozpoznać dotychczasowy sposób działania firmy i wskazać obszary wymagające przekształceń. W praktyce w szczególności dużo sugestie może wymagać uporządkowanie kartotek towarów, danych kontrahentów, cenników i informacji o rozrachunkach. Przeniesienie niekompletnych lub powielonych zapisów do nowego środowiska może utrudnić późniejsze wyraportowanie i rozliczenia. Z tego powodu migrację danych warto poprzedzić ich weryfikacją oraz uwarunkowaniem, które informacje są nadal potrzebne. Dalszym etapem są testy obejmujące rzeczywiste scenariusze pracy, tj. wystawienie dokumentu sprzedaży, przyjęcie dostawy, korekta zapisów czy zamknięcie okresu rozliczeniowego. Pozwalają one wykryć niezgodności, zanim system zacznie wykorzystywać aktualne operacje. Harmonogram prac powinien uwzględniać przystępność osób odpowiedzialnych za poszczególne procesy, ponieważ ich wiedza jest potrzebna do oceny ustawień i wyników testów.
Na przebieg uruchomienia wpływa również przygotowanie pracowników do korzystania z nowych narzędzi. Nawet poprawnie skonfigurowany system może powodować trudności, o ile konsumenci nie wiedzą, jak rejestrować nietypowe zdarzenia, poprawiać błędne dokumenty lub zdobywać dostęp do potrzebnych raportów. Szkolenia powinny zatem odnosić się do konkretnych obowiązków, a nie ograniczać się do przedstawienia dostępnych funkcji. Warto też ustalić, kto odpowiada za nadawanie uprawnień, kontrolę jakości danych i zgłaszanie problemów. Po rozpoczęciu pracy potrzebna jest obserwacja działania poszczególnych modułów a także rozróżnianie błędów wynikających z konfiguracji od trudności związanych z przyjętymi procedurami. Znaczenie ma także plan aktualizacji, kopii zapasowych i dalszego rozwoju systemu. Zmiana przepisów, wzrost liczby użytkowników albo rozszerzenie działalności mogą wymagać przeróbek wcześniejszych ustawień. Dlatego oprogramowanie ERP powinno się traktować jako element szerszego sposobu organizacji pracy, którego funkcjonowanie zależy zarówno od rozwiązań technicznych, jak i od jakości danych, kompetencji użytkowników oraz jasno określonych zasad działania.
Polecam: wms zarządzanie magazynem łódź.