Decyzja o przeprowadzeniu zajęć dla pracowników na prawdę bardzo często pojawia się w momencie, gdy w firmie zaczyna być widoczna konkretna potrzeba: wdrożenie nowego systemu, zmiana sposobu obsługi dokumentów, rozszerzenie zakresu zadań albo pojawienie się zadań, z którymi zespół przedtem się nie spotykał. W tak zaistniałych okolicznościach szkolenia dla firm są jednym z elementów całego procesu zmiany, ale ich organizacja wymaga uwzględnienia powszechnego rytmu pracy. Trudność polega głównie na znalezieniu czasu, w którym udział pracowników nie spowoduje problemów z realizacją bieżących zadań.
Nie za każdym razem możliwe jest oddelegowanie całego działu na kilka godzin. Przy stanowiskach wymagających stałej obsługi klientów, nadzoru nad procesem lub regularnego kontaktu z innymi pracownikami konieczne może być prowadzenie zajęć w kilku grupach. Oznacza to więcej terminów i większe oczekiwania organizacyjne, niemniej jednak pozwala zachować ciągłość części zadań. W praktyce termin szkolenia bywa zatem równie niezwykle ważny jak jego tematyka.
Znaczenie moraz przygotowanie uczestników przed rozpoczęciem zajęć. Jeżeli już pracownicy nie wiedzą, czego będzie dotyczyć spotkanie, nieprosto oczekiwać, że odpowiednio uprzednio przygotują pytania albo przykłady sytuacji ze swojej pracy. Przy tematach praktycznych warto zebrać informacje o najczęściej występujących trudnościach. Mogą one dotyczyć konkretnych czynności, obsługi kodu, komunikacji między działami czy sposobu postępowania w oryginalnych przypadkach. Kursy dla firm mogą mieć wówczas bardziej dany zakres, ponieważ czas zajęć zostaje przeznaczony na zagadnienia naprawdę związane z wykonywanymi obowiązkami. Nie oznacza to jednakże, że właściwie każdy problem trzeba omawiać podczas szkolenia. Jeżeli przyczyna trudności leży w źle zaprezentowanej procedurze, braku dostępu do potrzebnych informacji lub niewłaściwym podziale obowiązków, dodatkowa porcja wiedzy nie usunie kłopotu. Rozpoznanie takiej sytuacji przed rozpoczęciem zajęć umożliwia uniknąć mieszania kwestii organizacyjnych z edukacyjnymi.
Sam przebieg zajęć również może wymagać przemian. Materiał zaplanowany na początku nie za każdym razem mieści się w założonym czasie, w szczególności gdy uczestnicy zaczynają przedstawiać swoje przypadki. Z jednej strony takie pytania pokazują, z czym zespół spotyka się na co dzień, z drugiej mogą odciągnąć uwagę od głównego tematu. Prowadzący musi wówczas zdecydować, które zagadnienia omówić od razu, a które pozostawić na późniejszy czas. Przy większej liczbie uczestników podobne sytuacje ukazują się częściej, ponieważ każdy może pracować według nieco innych zasad. Warto także pamiętać, że ćwiczenie wykonane poprawnie w trakcie zajęć nie zawsze oznacza, że ta sama czynność zostanie w późniejszym czasie wykonana bez trudności. W ustaleniach szkoleniowych uczestnik ma więcej czasu, może zadawać pytania i korzystać z rozpiski. W codziennej pracy dochodzą presja czasu, inne obowiązki a także sytuacje nietypowe. Z tego powodu ocena przydatności materiału wymaga uwzględnienia rzeczywistych warunków wykonywania obowiązków.
Po zakończeniu zajęć pojawia się jeszcze kwestia utrwalenia informacji. W przypadku łatwych zagadnień wystarczające mogą być materiały pozwalające bardzo szybko przypomnieć sobie poszczególne czynności. Przy bardziej złożonych umiejętnościach potrzebna bywa możliwość wielokrotnego przećwiczenia określonych działań. Warto także obserwować, jakie pytania ukazują się w kolejnych dniach. Jeżeli już kilku pracowników niezależnie zgłasza podobną trudność, może to oznaczać, że dane zagadnienie wymaga ponownego wyjaśnienia lub że sposób przedstawienia materiału nie odpowiadał rzeczywistym warunkom pracy. Zdarza się, że problem ujawnia się dopiero po wdrożeniu nowej wiedzy, gdy powinno się zastosować ją w sytuacji odbiegającej od przykładów omawianych podczas zajęć. Takie informacje są ważne przy planowaniu następnych działań, ponieważ pozwalają odróżnić potrzebę dalszej edukacji od problemów wynikających z procedur, narzędzi lub organizacji pracy.
Źródło: szkolenia pracowników.