Przygotowanie działalności związanej ze sprzedażą lodów wymaga spojrzenia na temat z kilku stron równocześnie. Sam pomysł na punkt z lodami to dopiero początek, ponieważ późniejsze decyzje dotyczą lokalu, wyposażenia, sposobu zaopatrzenia oraz organizacji pracy. Osoba analizująca, jak otworzyć lodziarnię, powinna najpierw ustalić, czy planowana działalność ma być sezonowa, czy funkcjonować także poza okresem letnim.
Ta decyzja wpływa na wysokość kosztów, wielkość potrzebnego zaplecza a także liczbę pracowników. W przypadku działalności sezonowej powinno się liczyć się z dużymi różnicami w dystrybucji pośród poszczególnymi miesiącami. Przy lokalu całorocznym dochodzą natomiast wydatki ponoszone również wówczas, gdy zainteresowanie lodami jest mniejsze. Już na tym etapie przydaje się określenie realnego budżetu i pozostawienie środków na nieprzewidziane wydatki, ponieważ podczas urządzania lokalu na prawdę bardzo często pojawiają się koszty, których nie uwzględniono w pierwszym planie.
Duże znaczenie ma sposób użycia dostępnej przestrzeni. W lokalu przeznaczonym do dystrybucji lodów trzeba znaleźć miejsce nie tylko i wyłącznie na ladę czy witrynę, niemniej jednak również na urządzenia, zapasy, opakowania i czynności wykonywane na zapleczu. Przy niewielkiej powierzchni każdy dodatkowy sprzęt może utrudniać poruszanie się pracowników. Z kolei zbyt mała przestrzeń magazynowa oznacza częstsze dostawy i konieczność dokładniejszego kontrolowania zapasów. Przy wyborze lokalu warto zatem rozważyć codzienny przebieg pracy, a nie tylko i wyłącznie jego wygląd albo położenie. Znaczenie może posiadać też sposób wejścia do wnętrz, rozmieszczenie przyłączy i sposobność ustawienia urządzeń zgodnie z przyjętym sposobem obsługi. W praktyce kłopoty wynikające z nieprzemyślanego układu lokalu zaczynają być najbardziej widoczne w godzinach największego ruchu, kiedy kilka osób równocześnie wykonuje różnorakie zadania.
Osobnego przygotowania wymaga kwestia towarów i dostaw. Rodzaj oferowanych lodów determinuje w głównej mierze wymagania dotyczące przechowywania, częstotliwość uzupełniania zapasów oraz ilość miejsca potrzebnego na zapleczu. Warto wcześniej ustalić, jakie produkty będą przydatne w ciągu typowego dnia, oraz jak postępować w okresach zwiększonego zainteresowania. Trudność może pojawić się wówczas, gdy sprzedaż w ogromnym stopniu różni się od wcześniejszych przewidywań. Przy zbyt sporym zapasie część towarów może nie zostać wykorzystana w planowanym czasie, jednakże zbyt niezbyt duże zatowarowanie może wymagać dodatkowych dostaw. Znaczenie ma także liczba dostępnych smaków i dodatków. Rozbudowana oferta zwiększa liczbę czynności związanych z uzupełnianiem stanowiska, przechowywaniem towarów i kontrolą zapasów. Dlatego przed rozpoczęciem działalności najlepiej jest przeanalizować nie tylko i wyłącznie potencjalne zainteresowanie poszczególnymi produktami, niemniej jednak też możliwości ich sprawnego obsługiwania w codziennej pracy.
Ważną część przygotowań stanowią także kwestie formalne oraz zasady organizacji pracy z żywnością. Zakres wymaganych działań zależy od tego, czy produkty są jedynie przechowywane i wydawane, czy także ich przygotowanie odbywa się na miejscu. Powinno się stosownie zaplanować warunki przechowywania, utrzymywanie porządku oraz czynności realizowane w trakcie obsługi. Nie bez znaczenia pozostaje również przygotowanie pracowników do powtarzalnych zadań, w szczególności gdy w sezonie liczba obsługiwanych osób wyraźnie wzrasta. Przy pytaniu, jak otworzyć lodziarnię, warto zatem uwzględnić też mniej widoczne elementy działalności: sposób przyjmowania dostaw, kontrolowanie zapasów, organizację przeróbek, czyszczenie urządzeń czy reagowanie na awarie. To właśnie takie czynności zajmują część czasu codziennie i mogą wpływać na sposób funkcjonowania punktu bardziej niż jednorazowe decyzje podjęte przed rozpoczęciem sprzedaży.
Zobacz również: jak otworzyć lodziarnię.