Wprowadzenie elektronicznego obiegu faktur sprawia, że coraz większego znaczenia nabiera sposób przekazywania danych w gronie używanymi systemami. Dokument wystawiony w programie sprzedażowym może być w późniejszym czasie niezbędny w księgowości, raportowaniu, sprawdzeniu płatności czy archiwizacji. O ile informacje są przepisywane ręcznie, każdy dodatkowy stopień zwiększa liczbę czynności, które powinno się wykonać.
KSeF API pozwala komunikację oprogramowania z Krajowym Systemem e-Faktur, dlatego może stać się jednym z elementów takiego przepływu danych. W praktyce istotne jest jednak właściwe określenie granic automatyzacji. Nie każda operacja powinna być wykonywana bez udziału człowieka, a nie każdy dokument ma identyczną ścieżkę obsługi. Już na początku warto ustalić, które dane są źródłowe, gdzie powstaje faktura i który system odpowiada za jej dalsze przetwarzanie. Takie rozdzielenie obowiązków ma znaczenie później, gdy pojawi się konieczność wyjaśnienia rozbieżności w gronie zapisami w różnych miejscach.
Przy tworzeniu połączenia wśród systemami często okazuje się, że największym wyzwaniem nie jest samo przesłanie danych, lecz ich wcześniejsze uporządkowanie. Różnorakie programy mogą skorzystać z odmiennych sposobów zapisywania tych samych informacji. Tyczy się to między innymi oznaczeń produktów, jednostek, stawek, dat czy danych kontrahentów. Integracja z KSeF API wymaga więc ustalenia, w jaki sposób dane z systemu źródłowego zostaną zmienione do postaci niezbędnej przez interfejs. Warto również przewidzieć kontrolę poprawności przed rozpoczęciem wysyłki. Jeśli błąd zostanie wykryty dopiero po przekazaniu dokumentu, jego usunięcie może wymagać dodatkowych czynności i sprawdzenia, czy wcześniejsza operacja faktycznie się nie powiodła. Z doświadczenia przy podobnych procesach wynika, że kłopoty najczęściej ujawniają się na styku kilku systemów, a nie w pojedynczym programie działającym w oderwaniu od pozostałych.
Znaczenie moraz sposób przechowywania informacji o przebiegu poszczególnych operacji. Przy kilku dokumentach dziennie można jeszcze relatywnie łatwo sprawdzić ich stan ręcznie. Przy większej skali niezbędny jest mechanizm pozwalający odtworzyć historię konkretnej faktury. Sam komunikat informujący o wysłaniu dokumentu może być niewystarczający, ponieważ należy odróżnić przygotowanie danych od faktycznego zakończenia procesu po stronie systemu docelowego. W sytuacji wystąpienia błędu ważne jest uwarunkowanie jego rodzaju. Całkiem inaczej postępuje się z nieprawidłowymi danymi dokumentu, a całkiem inaczej z chwilowym problemem komunikacyjnym. Automatyczne ponawianie każdej nieudanej operacji nie za każdym razem jest odpowiednim wyjściem. Może bowiem doprowadzić do powtórzeń, jeżeli już pierwsza próba została przyjęta, lecz odpowiedź nie dotarła do systemu źródłowego. Z kolei całkowity brak mechanizmu ponawiania może pozostawić część dokumentów bez następnej obsługi. Dlatego zasady reagowania powinny być zawarte przed uruchomieniem automatycznego procesu.
Ważnym elementem pozostaje również sposobność ręcznej sprawdzeniu w sytuacjach nietuzinkowych. System może obsługiwać znacząca większość standardowych przypadków, niemniej jednak użytkownik powinien mieć możliwość sprawdzenia, co stało się z konkretnym dokumentem i na jakim etapie znajduje się jego obsługa. Jest to w szczególności istotne przy korektach, ponownym przetwarzaniu danych lub zmianach w sposobie wystawiania faktur. Wraz z rozwojem procesu mogą przekształcać się również wymagania techniczne, konfiguracja systemów a także zakres stosowanych funkcji. Z tego powodu integracja nie powinna być traktowana jako rozwiązanie, które po jednorazowym uruchomieniu nie wymaga kolejnej kontroli. Potrzebne mogą być testy po aktualizacjach, obserwowanie komunikatów błędów oraz okresowe sprawdzanie, czy dane w systemach pozostają spójne. KSeF API jest w takim ujęciu jednym z elementów całego obiegu informacji, a jego właściwe przeznaczenie zależy zarówno od warstwy technicznej, jak i od zasad, według których przygotowywane są dokumenty a także powiązane z nimi procesy.
Dodatkowe informacje: KSeF API dokumentacja.